PDCA dalam Bisnis Contoh Penerapan dalam kegiatan sehari-hari
Apa itu PDCA (Plan-Do-Check-Act)?
PDCA atau plan, do, check, act adalah pendekatan empat tahap berkelanjutan yang biasanya dipakai untuk meningkatkan proses, layanan atau produk dalam manajemen proses bisnis.
Model PDCA adalah model yang diciptakan oleh seorang Fisikawan Amerika pada tahun 1920-an yakni Walter Andrew Shewhart.
Namun, teori ini mulai dipopulerkan pada tahun 1950-an oleh William Edwards Deming yang kerap dikenal sebagai bapak Quality Control karena membawa teori PDCA ini sebagai dasar untuk Total Quality Management dan Standar ISO 9001.
Kapan model PDCA ini diaplikasikan dalam proses manajemen bisnis?
Selain dipakai untuk memperbaiki layanan atau produk, tahapan PDCA juga biasanya digunakan dalam:
- Mengembangkan desain baru
- Mendefinisikan proses kerja yang berulang
- Merencanakan pengumpulan dan analisis data untuk memprioritaskan dan memverifikasi masalah
Tahapan dalam melakukan model PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Seperti namanya, PDCA model ini memiliki empat tahapan yakni plan, do, check dan act. Berikut penjelasan selengkapnya.
1. Tahap plan (Perencanaan)
Tahap pertama model PDCA adalah mengidentifikasi masalah untuk merencanakan langkah yang perlu dilakukan dalam mencari solusi. Ini disesuaikan dengan ukuran proyeknya apakah besar atau kecil, rumit atau sederhana. Biasanya tahapan ini berisi langkah-langkah kecil yang perlu dilakukan untuk membuat perencanaan yang tepat guna mengantisipasi kemungkinan gagal.
Untuk memastikan rencana kamu berjalan dengan baik, sebelumnya ada beberapa pertanyaan yang perlu dijawab yaitu:
- Apa masalah inti yang perlu diselesaikan?
- Sumber daya apa yang dimiliki oleh perusahaan?
- Sumber daya apa yang diperlukan dalam masalah ini?
- Dalam kondisi seperti apa rencana ini dipandang berhasil serta apa tujuannya?
- Apa solusi terbaik menghadapi masalah berdasarkan pada sumber daya yang tersedia?
Ada baiknya sebelum berlanjut pada tahap kedua, kamu dan tim memikirkan matang-matang tentang tahap rencana ini serta mengumpulkan informasi sebanyak mungkin supaya bisa membuat rencana yang baik dan benar.
2. Tahap do (melakukan)
Setelah membuat perencanaan yang tepat serta menyiapkan solusinya, maka tahapan selanjutnya dalam PDCA adalah melakukannya atau menguji coba.
Di tahap ini kamu bisa saja melakukan uji coba proyek percontohan skala kecil untuk mengukur apakah hasilnya sesuai dengan yang direncanakan atau tidak.
Catat setiap perubahan yang terjadi dalam proses ini karena itu bisa menjadi data-data yang penting dalam proses evaluasi selanjutnya.
3. Tahapan Check (Memeriksa)
Tahapan checking menjadi upaya penting dalam siklus PDCA. Sebab, dengan melakukan checking kamu dan tim akan mengetahui kesalahan dalam tahapan kedua yang sempat dilakukan.
Selain itu, proses checking juga perlu dilakukan untuk menghindari proses kesalahan yang berulang. Ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan dalam proses ketiga ini seperti:
- Memeriksa apakah standarnya terpenuhi
- Memeriksa apa yang berhasil dan salah serta kenapa ini bisa terjadi
Untuk membuat proses ini berjalan dengan sempurna, selain memeriksa hal di atas, kamu juga dapat melakukan proses pemeriksaan dengan menggunakan model ishikawa. Model ishikawa ini bisa membantu mengidentifikasi masalah lewat 6 pertanyaan di antaranya:
- Lihat metode yang digunakan, apakah mungkin masalah berasal dari metode yang kurang tepat?
- Lihat dari mesinnya. Apakah peralatan yang digunakan dalam uji coba tersebut mutakhir atau tidak, apakah alat itu diatur dengan benar atau tidak dan apakah bisa bekerja dengan baik?
- Faktor tenaga kerja dengan melihat kualitas, kuantitas, motivasi kerja hingga apakah sudah mengikuti pelatihan atau belum.
- Lihat faktor bahan yang digunakan dalam uji coba tersebut apakah sudah menggunakan kualitas bahan yang bagus atau buruk.
- Metrik juga perlu dilihat, Apakah metrik yang dipilih sudah efektif untuk mengontrol hasil yang diharapkan?
- Lingkungan uji coba juga mempengaruhi, apakah lingkungan itu sudah memadai atau tidak?
4. Tahap Act (Tindakan)
Jika hasil dari peninjauan kamu selama tiga tahap di atas hasilnya cukup memuaskan, maka kamu dan tim dapat mengembangkan metode ini untuk terus dilakukan secara berulang. Tapi, apabila ada kekurangan atau kesalahan, maka kamu dan tim bisa berupaya untuk memperbaikinya.
Setiap model PDCA yang berhasil akan menjadi baseline standar baru di perusahaan. Meski begitu, kamu juga perlu mengingatkan tim supaya melakukan tahapan PDCA ini dengan hati-hati.
Dimana kelebihan dari PDCA?
- PDCA dapat digunakan untuk berbagai macam bisnis dan aplikasi.
- Tidak hanya untuk manufaktur, Plan Do Check Act juga bisa digunakan untuk manajemen proyek, manajemen perubahan, pengembangan produk, dan manajemen sumber daya.
- Tidak hanya itu, model PDCA juga sederhana dan mudah dipahami oleh siapapun yang ingin melakukannya.
- Meski begitu, efektivitasnya dalam menghasilkan perubahan, menyelesaikan masalah, dan meningkatkan efisiensi cukup signifikan.
Bagaimana dengan kekurangan PDCA?
- Metode manajemen ini membutuhkan banyak waktu untuk mengerjakannya karena setiap prosesnya terbagi dalam fase-fase kecil.
- Proses manajemen yang dinilai cukup lambat.
- Dinilai tidak sesuai untuk diaplikasikan ke perubahan yang bersifat mendesak.
- Proses ini membutuhkan komitmen jadi tidak semua orang mungkin bisa menjalankan setiap fase yang berkelanjutan ini.
- Bila kamu berhenti di satu fase, manajemen PDCA tidak akan berjalan efektif.
Baca Juga : Pengalaman PKL SMK di Perusahaan 1 bulan pertama [Kendala & Solusinya]
Komentar
Posting Komentar